Fecha: 2026-04-08
* Miguel Rodríguez Indunnova
* Andrea Velasquez
* Juan Cruz
* Juan Pablo
* Natalia
* Nel Carvajal
El propósito principal de la reunión fue revisar el flujo de proceso operativo de los proyectos, desde la fase de ejecución posterior al cierre comercial, con un enfoque particular en las Fases 1 y 2, e identificar las brechas y dificultades actuales en el cumplimiento de costos y tiempos.
1. Revisión del Proceso Operativo: Se detallaron las Fases 1 (Identificación de necesidades, conceptualización, propuesta de idea básica) y 2 (Evolución de diseños, coordinación interdisciplinar, gestión normativa y de proveedores) del proceso de ejecución de proyectos.
2. Desafíos en la Fase 1: Se identificó un cuello de botella en el liderazgo de proyectos (dependencia de una persona) y la frecuente falta de prerrequisitos completos (ej. levantamientos topográficos, claridad normativa) al inicio, causando retrasos.
3. Desafíos en la Fase 2: Los principales problemas incluyen la falta de claridad presupuestal del cliente, la introducción de cambios que debieron realizarse en la Fase 1 (generando reprocesos) y los tiempos de desarrollo de proveedores.
4. Seguimiento de Proyectos y Métricas: Actualmente se utiliza un sistema de hojas de cálculo para recolectar datos y un dashboard (Looker Studio, desactualizado) para visualizar KPIs generales (rentabilidad, satisfacción, desviación de cronograma). Se reconoció la limitación de no tener métricas por fase.
5. Impacto de las Ineficiencias: El proyecto M7 fue citado como ejemplo, mostrando un sobrecosto del 21% (14 millones COP) y un retraso de aproximadamente 53 días, lo que resultó en una pérdida de margen para la empresa. Se destacó que proyectos "bien vendidos" pueden enmascarar ineficiencias operativas.
No se registraron decisiones explícitas.
| Responsable | Tarea | Fecha límite |
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| Juan Pablo / Natalia | Continuar la transformación del sistema de datos para permitir el seguimiento de costos y tiempos por fase de proyecto. | Por definir |
| Equipo de Proyectos | Mantener la recolección de datos de proyectos en hojas de cálculo. | Continuo |
| Equipo de Proyectos | Realizar reuniones semanales "coffee" para seguimiento general de proyectos. | Continuo |
Continuar la implementación del nuevo sistema de seguimiento de datos por fases para obtener una visibilidad más granular de los impactos en costos y tiempos, y así identificar oportunidades de mejora específicas en cada etapa del proyecto.