Fecha: 2026-04-09
* Sara G
* Evelyn Montaño
* Andrea Velasquez
* Sonia (Sj)
* Miguel Rodríguez Indunnova
Revisar las observaciones y puntos de mejora identificados por Evelyn Montaño durante el periodo de prueba de la plataforma de Operaciones, y discutir la implementación de una nueva sección de "históricos" o "lecciones aprendidas" en el módulo de licitaciones.
1. Usabilidad y Navegación de la Plataforma: Se reportaron problemas de cierre de sesión frecuente, que obliga a Evelyn a iniciar sesión repetidamente, y la necesidad de botones de navegación (atrás y subir al inicio de página).
2. Mejoras en la Visualización del Calendario: Se solicitó que el calendario muestre el nombre de la entidad en lugar del objeto del proceso, que cada proceso de licitación tenga un color distintivo (no cada hito), y una visualización tipo "calendario de iPhone" para ver múltiples procesos en un mismo día.
3. Problemas de Conexión e Integración con SECOP: Se identificaron errores de conexión al intentar traer fechas desde SECOP, enlaces a SECOP desactualizados que requieren múltiples pasos y re-inicio de sesión, un error de "servicio no disponible" al crear nuevas licitaciones por primera vez, y la carga de datos incorrectos para un proceso específico ("mi cultura").
4. Gestión de Datos en la Creación de Procesos: Se solicitó filtrar la lista de responsables para incluir solo personal del área de licitaciones. Se aclaró que el campo "URL del proceso" debe usarse para el enlace interno del Drive/repositorio y no ser obligatorio para procesos de "bolsa mercantil" que no tienen URL externa.
5. Desarrollo del Módulo de "Históricos" / "Lecciones Aprendidas": Se discutió la necesidad de una sección para consolidar las evaluaciones de licitaciones pasadas, utilizando inteligencia artificial para extraer información clave (ej. quién fue rechazado y por qué) de informes en diversos formatos (PDF, Word, Excel). Se señaló que el módulo de "histórico jurídico" existente no ha sido diligenciado por los estructuradores.
* Ajustes Técnicos (Miguel Rodríguez):
* Investigar y solucionar los errores de conexión con SECOP y los enlaces desactualizados.
* Revisar el error de "servicio no disponible" al crear licitaciones.
* Corregir la carga de datos incorrectos para el proceso "mi cultura".
* Modificar el campo "URL del proceso" para que acepte enlaces internos del Drive y sea opcional para procesos de "bolsa mercantil".
* Implementar las mejoras en la visualización del calendario (nombre de entidad, colores por proceso, visualización de múltiples eventos).
* Ajustar el filtro de la lista de responsables.
* Recolección de Datos y Desarrollo de IA (Evelyn, Andrea, Sara):
* Evelyn enviará el documento Word con las observaciones y el Excel actualizado.
* Evelyn enviará los informes del proceso de Rama Judicial para un piloto de IA.
* Evelyn formulará preguntas específicas para que la IA extraiga información de los informes de evaluación.
* Sara y Evelyn definirán una estrategia y plazos para que los estructuradores completen la información de "lecciones aprendidas" de procesos pasados.
* Despliegue y Soporte de la Plataforma (Andrea, Sara, Evelyn):
* Andrea elaborará un manual de uso para el módulo de licitaciones.
* Se implementará un periodo de prueba de dos semanas con acompañamiento para los nuevos usuarios (estructuradores).
* Sara y Evelyn coordinarán con Andrea la creación de usuarios y contraseñas para los nuevos usuarios.
| Responsable | Tarea | Fecha límite |
|-------------|-------|-------------|
| Miguel Rodríguez | Realizar ajustes técnicos en la plataforma (conexión SECOP, enlaces desactualizados, errores de creación, carga de datos, campo URL de proceso, mejoras en calendario, filtro de responsables). | Hoy mismo (conexión SECOP), Por definir (otros) |
| Evelyn Montaño | Enviar documento Word con observaciones y Excel actualizado. | Hoy mismo |
| Evelyn Montaño | Enviar informes del proceso de Rama Judicial para piloto de IA. | Hoy mismo |
| Evelyn Montaño | Construir preguntas clave para la extracción de información por IA de los informes de evaluación. | Por definir |
| Evelyn Montaño | Definir estrategia y plazos para la recolección de "lecciones aprendidas" de procesos pasados con los estructuradores. | Por definir |
| Evelyn Montaño | Presentar el dashboard y calendario desde la herramienta en el próximo "tráfico". | Próximo "tráfico" |
| Andrea Velasquez | Elaborar un manual de uso para el módulo de licitaciones. | Por definir |
| Sara G | Coordinar con Evelyn la definición de estrategia y plazos para la recolección de "lecciones aprendidas". | Por definir |
| Sara G | Coordinar con Evelyn la asignación de usuarios y contraseñas para los nuevos usuarios. | Por definir |
* Implementación de las correcciones técnicas por parte de Miguel Rodríguez.
* Preparación de la herramienta para su presentación en la próxima reunión de "tráfico" por parte de Evelyn Montaño.
* Desarrollo de un manual de usuario para el módulo de licitaciones por parte de Andrea Velasquez.
* Planificación e inicio del piloto de la funcionalidad de "históricos" con IA, incluyendo la definición de preguntas clave por Evelyn y Andrea.
* Definición e implementación de la estrategia para la recolección de "lecciones aprendidas" de procesos pasados por parte de los estructuradores, liderada por Sara G y Evelyn Montaño.
* Preparación para el despliegue de la plataforma a otros estructuradores, incluyendo la creación de usuarios y un periodo de prueba de dos semanas con acompañamiento.